UNIVERSITÄT ZU KÖLN

1. Füllen Sie das Formular "Antrag auf Zulassung als Doktorand/Doktorandin„ vollständig aus und holen Sie alle Unterschriften ein (Betreuer*in, ggf. weitere Betreuer*in, Graduiertenschule des Departments bzw. Graduiertenschule für LehrerInnenbildung).
2. Bereiten Sie folgende Dokumente vor (PDF-Dateien):
   1. Antrag auf Zulassung als Doktorand/Doktorandin mit allen Unterschriften (AaZ.pdf).
   2. Hochschulzugangsberechtigung / Abiturzeugnis (HZB.pdf)
   3. Urkunde, Zeugnis und Transkript des Bachelor-Abschlusses (bzw. äquivalenter Abschluss) (Bachelor-Dokumente.pdf).
   4. Urkunde, Zeugnis und Transkript des Master-Abschlusses (bzw. äquivalenter Abschluss) (Master-Dokumente.pdf). 
   5. Lebenslauf (empfohlen) (CV.pdf)
   6. ggf. weitere Unterlagen
   • Bei Widerspruch gegen eine Graduiertenschulmitgliedschaft eine Betreuungsvereinbarung* mit der/dem Betreuer*in und einer/einem Professor*in der Math.-Nat. Fakultät als Zweitbetreuer*in  (Betreuungsvereinbarung.pdf).
   • Bei Kooperation mit einer Fachhochschule oder einer Forschungseinrichtung eine Kooperationsvereinbarung* oder eine Erweiterte Betreuungsvereinbarung* (Kooperationsvertrag.pdf oder Betreuungsvereinbarung_erw.pdf) 
   • Bei Kooperation mit Wirtschaft eine Geheimhaltungsvereinbarung ^# (NDA.pdf)
   • Bei Kooperation mit einer ausländischen Universität eine Co-tutelle-Vereinbarung ^#
3. Registrieren Sie sich vollständig in Docfile und hinterlegen Sie alle PDF-Dateien in der D-Akte.
4. Informieren Sie das Promotionsbüro per Email unter Angabe Ihres Promotionsfaches im Betreff, dass Sie die Zulassung beantragt haben.

* Muster sind bei den Graduiertenschulen der Departments nach Beratung erhältlich

^# In Absprache mit der Sprecherin des Promotionsausschusses

Sofern die Zugangsvoraussetzungen gemäß § 4 der Promotionsordnung erfüllt sind, erhalten Sie eine Zulassung oder eine Zulassung mit Vorbehalt als Doktorandin/Doktorand der Fakultät. Gegebenenfalls erhalten Sie die Aufforderung, Originale oder beglaubigte Kopien aller Zeugnisse und Urkunden vorzulegen.

Mit der Zulassung müssen Sie sich als Promotionsstudierende*r an der Universität zu Köln beim Studierendensekretariat oder International Office immatrikulieren.

Für ein Promotionsprojekt, das in einer Arbeitsgruppe der Medizinischen Fakultät bearbeitet werden soll, ist die Zulassung als Doktorand*in im gemeinsamen Promotionsstudiengang der Medizinischen Fakultät und der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, IPMM, beim Promotionsbüro der Medizinischen Fakultät zu beantragen (für Ausnahmen siehe Anmerkung A). Die Beratung erfolgt ausschließlich durch Herrn Dr. Christoph Aszyk (Promotionsbüro der Medizinischen Fakultät).

Nach Zulassung zum IPMM-Promotionsstudienprogramm (bzw. IPHS-Promotionsstudienprogramm der Medizinischen Fakultät) ist ein Wechsel zum Dr. rer. nat. Programm der Math.-Nat. Fakultät nur im Ausnahmefall, bei einem rein mathematisch/informatisch oder naturwissenschaftlichen Promotionsprojekt und mit entsprechender Empfehlung des IPMM-Promotionsausschusses möglich. Sofern dies angestrebt wird, ist das Folgende zu beachten und frühzeitig vorzubereiten:

1. Bei der Registrierung in Docfile wird nur die Medizinische Fakultät und die Promotionsordnung IPMM ausgewählt. Diese Docfile-Registrierung muss vor oder zu Beginn der Bearbeitung des Promotionsprojektes erfolgen.
2. Parallel zum IPMM-Antragsverfahren und gegebenenfalls vor der Auswahlsitzung des IPMM-Promotionsausschusses ist die Registrierung eines Thesis Advisory Committee (TAC) bei der Graduiertenschule (GSfBS, CGSC, Graduiertenschule Mathematik/Informatik; siehe Anmerkung B) innerhalb von 3 Monaten nach Beginn der Arbeiten am Promotionsprojekt erforderlich. Die Registrierungsbestätigung ist in der D-Akte zu hinterlegen (GS-Registration.pdf). Hinweis: Die Registrierung bedeutet noch keine Mitgliedschaft in der Graduiertenschule.
3. Innerhalb von 6 Monaten nach Beginn der Arbeiten am Promotionsprojekt (gegebenenfalls vor der Auswahlsitzung des IPMM-Promotionsausschusses) ist ein "Project Proposal" und das "Protokoll eines TAC-Meetings" in der Docfile D-Akte zu hinterlegen (Project-proposal.pdf und TAC-Protokoll1.pdf).
4. Nach Erhalt der Empfehlung des Promotionsprojektes durch den IPMM-Promotionsausschuss für das Dr. rer. nat. Programm der Math.-Nat. Fakultät ist das Antragsformular  "Antrag auf Zulassung als Doktorand*in der Math.-Nat. Fakultät" (mit allen Unterschriften, siehe Anmerkung C) in der Docfile D-Akte zu hinterlegen (MNF-AaZ.pdf).
5. Sobald alle notwendigen Dokumente (Schritte 2 bis 4 und Anmerkung D) in der Docfile D-Akte hinterlegt sind muss der Koordinator des IPMM, Herr Dr. Christoph Aszyk (Promotionsbüro der Medizinischen Fakultät) schnellstmöglich (jedoch spätestens innerhalb von 3 Monaten nach der Auswahlssitzung des IPMM Promotionsausschusses) darüber informiert werden.

Sind die obigen Punkte 1 bis 5 erfüllt, so überstellt das Promotionsbüro der Medizinischen Fakultät die Docifle-Akte zum Promotionsbüro der Math.-Nat. Fakultät. Das Promotionsbüro der Math.-Nat. Fakultät überprüft die formalen und fachlichen Zugangsvoraussetzungen (z.B. liegt ein für das Promotionsfach fachlich einschlägiger, konsekutiver Masterabschluss vor, ist das Betreuungsrecht der Professor*innen und/oder Arbeitsgruppenleiter*in passend, sind die Bedingungen für die Graduiertenschulmitgliedschaft erfüllt). Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird eine Zulassung mit der Verpflichtung zur Immatrikulation im angegebenen Promotionsstudiengang ausgestellt. Die Zulassung kann vorbehaltlich und mit Auflagen verbunden sein, die als Studienleistung fristgerecht zu erbringen sind, sofern der Masterabschluss nur eingeschränkt fachlich einschlägig ist.

Erst nach Erhalt der Zulassung als Doktorandin oder Doktorand der Math.-Nat. Fakultät und Immatrikulation in den Promotionsstudiengang der Math.-Nat. Fakultät, kann die Aufnahme als Mitglied der fachspezifischen Graduiertenschule erfolgen.

Anmerkungen

A) Ausgenommen sind lediglich Arbeitsgruppen von Professor*innen der Medizinischen Fakultät, die auch Mitglied der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät oder in der Math.-Nat Fakultät generell betreuungsberechtigt sind. In diesem Fall erfolgt der Antrag kann der Antrag auf Zulassung zum Dr. rer. nat. Programm direkt gestellt werden (siehe "Anmeldung von Promotionsprojekten")

B) Die aktive Mitgliedschaft in der fachspezifischen Graduiertenschule ist verpflichtend. Die Promotionsfach-spezifische Graduiertenschule ist die GSfBS bei den Promotionsfächern Biologie und Computational Biology; die CGSC bei den Promotionsfächern Biochemie und Chemie; die Graduiertenschule Mathematik/Informatik beim Promotionsfach Informatik.

C) Im Formular "Antrag auf Zulassung als Doktorand*in der Math.-Nat. Fakultät" muss folgendes angegeben werden:

5.1. die/der Arbeitsgruppenleiter*in als Betreuer*in,

5.2. gegebenenfalls ein/e Professor*in der Medizinischen Fakultät als formal Betreuende*r (nur sofern die/der Arbeitsgruppenleiter*in kein/e Hochschullehrer*in der Med. Fakultät oder kein/e in der Math.-Nat Fakultät im Einzelfall betreuungsberechtigte*r Gruppenleiter*in ist) 

5.4. ein/e Professor*in der Math.-Nat. Fakultät, die/der das Promotionsfach vertritt und zusagt, gegebenenfalls als Zweitgutachter*in der Dissertation mitzuwirken.

Der Antrag auf Zulassung muss vollständig unterzeichnet sein (Unterschrift die/des Antragstellenden, die/der Betreuer*in, gegebenenfalls die/der "formale Betreuer*in", die/der Professor*in der Math.-Nat. Fakultät und die/der Koordinator*in der Promotionsfach-spezifischen Departments Graduiertenschule).

D) Notwendige Dokumente die in der Docfile D-Akte zu hinterlegen sind:

MNF-AaZ.pdf (Antrag auf Zulassung als Doktorand*in der Math.-Nat. Fakultät" mit allen Unterschriften)

GS-Registration.pdf (Registrierungsbestätigung der fachspezifischen Graduiertenschule)

Project-proposal.pdf

TAC-Protokoll1.pdf

Während der Bearbeitung des Promotionsprojektes nehmen Doktorandinnen und Doktoranden Fortbildungsangebote der Universität zu Köln war.

Mitglieder der Graduiertenschule des Departments und der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung werden bei Fragen rund um die Promotion beraten und zu allgemeinen und fachspezifischen Fortbildungen eingeladen. Die Graduiertenschulen bieten für ihre Mitglieder auch einen fachspezifischen Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis an. 

Doktorandinnen und Doktoranden, die nicht Mitglied einer Graduiertenschule sind, müssen die Teilnahme an einem Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis ebenfalls nachweisen.

Doktorandinnen und Doktoranden, die eine Zulassung mit Vorbehalt erhalten haben, müssen die geforderten Nachweise und die gegebenenfalls geforderten Studienleistungen innerhalb der gesetzten Frist erbringen. Sofern die Nachweise fristgerecht erbracht sind, erhalten Sie eine Zulassung als Doktorandin bzw. Doktorand der Fakultät. 

Doktorandinnen und Doktoranden müssen ihre Daten in Docfile regelmäßig aktualisieren. Sie sind verpflichtet, dem Promotionsbüro wesentliche Änderungen, beispielsweise der Betreuung oder der Mitgliedschaft in der Graduiertenschule sowie eine Unterbrechung oder den Rücktritt vom Promotionsvorhabens umgehend mitzuteilen.