Universität zu Köln

Die Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät verleiht den Grad eines Doktors der Naturwissenschaften (doctor rerum naturalium, Dr. rer. nat.; englisch: Doctor of Philosophy in Natural Sciences, Ph.D.) aufgrund einer schriftlichen und veröffentlichten wissenschaftlichen Arbeit (Dissertation) und einer mündlichen Prüfung (Disputation).

Die Promotion ist im Rahmen eines Graduiertenprogramms oder in Form einer Individualpromotion möglich. Allen Doktorandinnen und Doktoranden steht die Mitgliedschaft in der Graduiertenschule des Departments beziehungsweise in der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung offen und diese Mitgliedschaft ist empfohlen.

Um  in einem mathematisch-naturwissenschaftlichen Fach an der Universität zu Köln zu promovieren, müssen Sie das Promotionsvorhaben zunächst an der Fakultät anmelden. Erst danach können Sie sich als Doktorand/in immatrikulieren.

Bei Fragen zu formalen Aspekten der Promotion berät Sie das Promotionsbüro der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät. Es ist Teil des Dekanats und arbeitet eng mit den Graduiertenschulen der Departments der Fakultät, der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung, sowie dem Albertus Magnus Graduate Center (AMC) zusammen. Bei fachspezifischen Fragen wenden Sie sich an die jeweilige Graduiertenschule des Departments, an die Koordinierenden ihres Graduiertenprogramms und an die Betreuerin / den Betreuer.

Für die Zulassung als Doktorandin/Doktorand melden Sie das Promotionsvorhaben schriftlich beim Promotionsbüro des Dekanats an. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Sofern die Zugangsvoraussetzungen gemäß § 4 der Promotionsordnung erfüllt sind, erhalten Sie eine Zulassung oder eine Zulassung mit Vorbehalt als Doktorandin/Doktorand der Fakultät. Gegebenenfalls erhalten Sie die Aufforderung, Originale oder beglaubigte Kopien aller Zeugnisse und Urkunden vorzulegen.

1. Registrieren Sie sich vollständig in Docfile 
2. Füllen Sie das Formular "Antrag auf Zulassung als Doktorand/Doktorandin„ aus. Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von Ihnen, der Betreuerin/dem Betreuer und gegebenenfalls weiteren Betreuenden sowie von der Graduiertenschule des Departments (bzw. der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung) unterzeichnet sein.
3. Hinterlegen Sie folgende Dokumente als PDF-Dateien im Dokumentenbereich der Docfile-Doktorandenakte:
   1. Antrag auf Zulassung als Doktorand/Doktorandin mit allen Unterschriften.
   2. Hochschulzugangsberechtigung / Abiturzeugnis (als eine PDF-Datei)
   3. Urkunden, Zeugnisse und Transkripte aller Studienabschlüsse (Bachelor und Master). Bitte hinterlegen Sie je eine separate PDF-Datei für jeden Studienabschluss, d.h. z.B. eine PDF-Datei mit der Urkunde, dem Zeugnis und dem Transkript des Masterabschlusses, eine weitere PDF-Datei für den Bachelor-Abschluss etc.
   4. Studienverlaufsbescheinigung (soweit möglich)
   5. tabellarischer Lebenslauf (empfohlen)
   6. gegebenenfalls eine Kooperationsvereinbarung, Geheimhaltungsvereinbarung und/oder Betreuungsvereinbarung (bei Kooperationen mit anderen Hochschulen, Fachhochschulen, Wirtschaft, ausländischen Forschungseinrichtungen etc.)
   7. gegebenenfalls eine Betreuungsvereinbarung mit der Betreuerin / dem Betreuer und einer Zweitbetreuerin/ einem Zweitbetreuer (dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie nicht Mitglied der Graduiertenschule des Departments bzw. der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung werden)
4. Nachdem Sie alle Dokumente hinterlegt haben und den Docfile-Registrierungsassistenten abgeschlossen haben, informieren Sie das Promotionsbüro per Email mit Angabe Ihres Departments im Betreff darüber, dass Sie die Zulassung als Doktorand/in beantragen.

Mit dieser Zulassung müssen Sie sich als Promotionsstudierende/r an der Universität zu Köln beim Studierendensekretariat oder International Office immatrikulieren.

Während der Bearbeitung des Promotionsvorhabens nehmen Doktorandinnen und Doktoranden weitere Fortbildungsangebote der Universität zu Köln war.

Mitglieder der Graduiertenschule des jeweiligen Departments und der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung können sich in Fragen rund um die Promotion beraten lassen und werden zu allgemeinen und fachspezifischen Fortbildungen eingeladen. Die Graduiertenschulen bieten für ihre Mitglieder auch einen fachspezifischen Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis an. Die Teilnahme an diesem Kurs muss nachgewiesen werden.

Doktorandinnen und Doktoranden, die nicht Mitglied einer Graduiertenschule sind, müssen die Teilnahme an einem Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis ebenfalls nachweisen.

Doktorandinnen und Doktoranden, die eine Zulassung mit Vorbehalt erhalten haben, immatrikulieren sich zunächst zum promotionsvorbereitenden Studium. Sie müssen die geforderten Nachweise und die gegebenenfalls geforderten Studienleistungen innerhalb der gesetzten Frist erbringen. Sofern die Nachweise fristgerecht erbracht sind, erhalten Sie dann eine Zulassung als Doktorandin bzw. Doktorand der Fakultät, mit der Sie sich in das reguläre Promotionsstudium der Universität zu Köln immatrikulieren müssen.

Doktorandinnen und Doktoranden müssen ihre Daten in Docfile regelmäßig aktualisieren. Sie sind verpflichtet, dem Promotionsbüro wesentliche Änderungen, beispielsweise der Betreuung oder der Mitgliedschaft in der Graduiertenschule sowie eine Unterbrechung oder den Rücktritt vom Promotionsvorhabens umgehend mitzuteilen.

Für die Promotion reichen Sie ihre Dissertation ein und verteidigen diese in der Disputation. Nach Annahme der Dissertation und bestandener Disputation erhalten Sie das Promotionszeugnis. Die Promotionsurkunde mit der Ihnen der Doktorgrad verliehen wird, erhalten Sie nach der Veröffentlichung der Dissertation (siehe Hinweise Veröffentlichung der Dissertation und Urkunde).

Sie können die Dissertation als Monographie oder kumulativ verfassen. Nach der Promotionsordnung vom 12.3.2020 können Sie sowohl in der Monographie als auch in der kumulativen Dissertation Publikationen und Manuskripte mit wesentlichem eigenen Anteil einbinden, wobei die Dissertation ab drei bereits veröffentlichten bzw. zur Veröffentlichung angenommenen Artikeln als kumulativ bezeichnet wird (siehe § 7 der Promotionsordnung vom 12.3.2020).

Bitte sprechen Sie Form und der Inhalt der Dissertation frühzeitig mit dem Thesis Advisory Committee (Mitglieder einer Graduiertenschule) bzw. mit den Erst- und Zweitbetreuenden (ohne Mitgliedschaft in einer Graduiertenschule) ab. Bei Promotionen im Fachgebiet Physik ist die Zustimmung des Thesis Advisory Committees bzw. des Erst- und Zweitbetreuenden für das Einbinden von Publikationen, Manuskripten und publizierten Inhalten (z.B. Abbildungen) notwendig. Nach der Promotionsordnung von 2006 wird die Dissertation in der Regel als Monographie verfasst, in die keine Publikationen eingefügt werden dürfen.

Bereiten Sie das Gesuch um Zulassung zu den Prüfungen der Promotion frühzeitig vor. Die Unterlagen müssen spätestens 2 Wochen vor dem Einreichen der Dissertation vollständig beim Promotionsbüro vorliegen.

Aktualisieren und vervollständigen Sie Ihre Angaben in Docfile und hinterlegen Sie folgende Dokumente in Ihrer Docfile-Doktorandenakte:

• aktueller Lebenslauf mit Lichtbild
• Studienverlaufsbescheinigung zum Nachweis der Immatrikulation in den Promotionsstudiengang
• Nicht-Graduiertenschulmitglieder (bei Abschluss nach der Promotionsordnung vom 12.03.2020): Teilnahmenachweis  an einem Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis
• Hinterlegen Sie das Formular Gesuch um Zulassung zur Promotion in Docfile. Es muss vollständig ausgefüllt und von Ihnen, der Betreuerin / dem Betreuer und der Graduiertenschule des Departments bzw. der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung unterzeichnet sein.
• Hinterlegen Sie zusätzlich die unterzeichnete Erklärung zum Gesuch in Docfile.

Ergänzen Sie eventuell noch fehlende Dokumente:

• Hochschulzugangsberechtigung (eine PDF-Datei)
• Bachelor Urkunde, Zeugnis und Transkript (zusammengefasst in einer PDF-Datei)
• Master Urkunde, Zeugnis und Transkript (zusammengefasst in einer PDF-Datei)
• gegebenenfalls Kooperationsvereinbarungen (bei Promotionen in Kooperation mit Fachhochschulen, anderen Universitäten, externen Forschungseinrichtungen oder der Wirtschaft)
• gegebenenfalls Betreuungsvereinbarung (wenn Sie nicht Mitglied einer Graduiertenschule sind)

Senden Sie eine Email an das Promotionsbüro, bitte mit Angabe „Gesuch, Department (z.B. Physik)“ im Betreff, in der Sie mitteilen, dass Sie das Gesuch mit allen Anlagen in Docfile hinterlegt haben.

Nach Prüfung des Gesuchs und Ihrer Unterlagen werden per Sie Email informiert.

Gegebenenfalls erhalten Sie die Aufforderung, Originale oder beglaubigte Kopien der Zeugnisse und Urkunden (Hochschulzugangsberechtigung, Bachelor und Master) vorzulegen.

Einreichen der Dissertation:

• Hinterlegen Sie die Dissertation als PDF-Datei in Docfile.
• Beachten Sie, dass die in der Dissertation enthaltene Erklärung unterzeichnet sein muss.
• Senden Sie die Dissertation in einer Email an die Gutachterinnen und Gutachter sowie in Kopie (cc) an das Promotionsbüro. Sofern die PDF-Datei der Dissertation zu groß für den Email-Versand ist, hinterlegen Sie die Dissertation auf einem Datenserver (z.B. Sciebo, Sync) und senden Sie den Link per Email an die Gutachterinnen und Gutachter sowie an das Promotionsbüro.

Die Disputation findet nach positiver Begutachtung der Dissertation statt.

• Stimmen Sie den Disputationstermin frühzeitig mit der Prüfungskommission ab.
• Hinterlegen Sie den "Terminbogen zur Disputation" frühzeitig in Docfile und informieren Sie hierüber das Promotionsbüro per Email mit der Angabe „Disputationstermin, Department (z.B. „Physik“) im Betreff.

Nach positiver Begutachtung der Dissertation und Bestehen der Disputation erhalten Sie auf Anforderung das Promotionszeugnis, das in der Regel innerhalb von 6 bis 10 Wochen nach der Disputation erstellt wird. Es kann nur innerhalb Deutschlands per Einschreiben an Sie persönlich oder an eine Bevollmächtige / einen Bevollmächtigten versendet werden. Nach der Ausgabe des Zeugnisses können Sie eine Einsichtnahme in die Gutachten zur Dissertation beantragen.

Der Doktorgrad wird nach dem Nachweis der Veröffentlichung der Dissertation verliehen. Die Veröffentlichung der Dissertation muss innerhalb eines Jahres nach der Disputation erfolgen. Auf begründeten Antrag kann die Frist zur Veröffentlichung (bis zu viermal) um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Die Dissertation muss jedoch spätestens 5 Jahre nach der Disputation veröffentlicht werden.

Zur Veröffentlichung der Dissertation hinterlegen Sie folgende Dokumente in Docfile:

• Druckfreigabe  (= „Zustimmung zur Veröffentlichung“ der Betreuerin/des Betreuers und gegebenenfalls der Erstgutachterin/des Erstgutachter)
• PDF-Datei der publizierten Dissertation

Für die Veröffentlichung beachten Sie bitte auch die Informationen der Universitäts- und Stadtbibliothek zur Veröffentlichung in KUPS. Beachten Sie weiterhin, dass die Dissertation ausschließlich auf postalischem Weg entgegen genommen wird. 

Senden Sie dann eine email an das Promotionsbüro mit dem Betreff „Veröffentlichung“ und nennen Sie das Department (z.B. „Physik“)

Sofern ein wichtiger, der Veröffentlichung der Dissertation entgegenstehender Grund nach §13 Absatz 3 der Promotionsordnung vom 12.3.2020 vorliegt, können Sie die Befugnis zur vorläufigen Führung des Doktorgrades beantragen. Für die Antragsstellung hinterlegen Sie bitte folgende Dokumente als PDF-Dateien in Docfile :

• Antrag als formloser Schreiben mit Begründung, das von der Betreuerin /dem Betreuer mit unterschrieben sein muss

Senden Sie dann eine E-Mail an das Promotionsbüro mit dem Betreff „vorläufige Titelführung und nennen Sie das  Department (z.B. „Physik“)

Sofern der Promotionsausschuss zustimmt, erhalten Sie eine auf 2 Jahre befristet gültige Befugnis zur vorläufigen Führung des Doktorgrades. Diese Befugnis wird in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Wochen nach Antragsstellung erstellt. Sie sind verpflichtet die Dissertation vor Ablauf der Gültigkeit der vorläufigen Titelführungsbefugnis zu veröffentlichen. Auf begründeten Antrag kann die Frist (bis zu dreimal) um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Spätestens 5 Jahre nach der Disputation muss die Dissertation veröffentlicht werden.

Die Urkunde bzw. die vorläufige Titelführungsbefugnis sowie das Zeugnis wird postalisch per Einschreiben nur innerhalb Deutschlands an Sie persönlich oder eine bevollmächtigte Person versendet.